Kontrola PIP i dokumentacja BHP, co inspektor sprawdza najpierw
Podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy inspektor zaczyna zwykle od szkoleń BHP, oceny ryzyka zawodowego i badań lekarskich. Braki w tych trzech miejscach zdarzają się najczęściej i najłatwiej je zobaczyć. Jeśli dokumenty stanowiskowe masz w jednym systemie z datami, kontrola trwa krócej i kończy się bez wniosków.
Od czego zaczyna inspektor
Kontrola zwykle zaczyna się od rozmowy z pracodawcą i prośby o akta osobowe kilku wybranych pracowników. Inspektor porównuje stanowiska, na których ludzie faktycznie pracują, z tym, co jest w dokumentach. Jeśli ktoś pracuje na wózku widłowym, a w aktach leży karta szkolenia z biura, widać to w kilka minut.
Dokumenty, o które pyta się najczęściej
Przygotuj je dla każdego stanowiska i każdego pracownika, nie tylko dla wybranych osób.
- karta szkolenia wstępnego z datą, zakresem instruktażu ogólnego i stanowiskowego oraz podpisami
- aktualne zaświadczenie o szkoleniu okresowym i data następnego terminu
- karta oceny ryzyka zawodowego dla każdego stanowiska z datą ostatniej aktualizacji
- potwierdzenie zapoznania pracownika z ryzykiem zawodowym
- instrukcje stanowiskowe BHP dla maszyn i prac o podwyższonym ryzyku
- aktualne orzeczenie lekarskie z terminem badań okresowych
- rejestr wypadków i zdarzeń potencjalnie wypadkowych, jeśli takie były
Najczęstsze braki w małych firmach
Pierwszy to przeterminowane szkolenie okresowe, bo nikt nie pilnuje dat. Drugi to ocena ryzyka sprzed kilku lat, która nie obejmuje nowej maszyny albo nowego sposobu pracy. Trzeci to karta szkolenia wstępnego podpisana po fakcie albo bez wpisanego instruktażu stanowiskowego. Czwarty to dokumenty kopiowane ze stanowiska na stanowisko bez zmian. Każdy z tych braków można wykazać w protokole, a część jest podstawą do wystąpienia pokontrolnego.
Ile ryzykuje pracodawca
Za wykroczenia przeciwko prawom pracownika inspektor może wystawić mandat, a przy poważniejszych naruszeniach skierować sprawę do sądu. Wysokości kar zależą od przepisów obowiązujących w dniu kontroli, więc zawsze sprawdź aktualne stawki w taryfikatorze. Poza karą liczy się czas: kontrola z brakami w dokumentach często kończy się wyznaczonym terminem na uzupełnienie i ponowną wizytą.
Jak mieć komplet przez cały rok
Problem nie jest w tym, że nie wiesz, co jest wymagane, tylko w tym, że dokumenty żyją w osobnych plikach i nikt nie pilnuje terminów. Dobrym rozwiązaniem jest jedno źródło danych: stanowisko z oceną ryzyka, z której powstają instrukcja, program instruktażu, test i karta szkolenia. W Instruktaze rejestr pokazuje, komu kończy się szkolenie okresowe, a po zmianie na stanowisku poprawiasz jedną kartę zamiast czterech plików.
Abonament zaczyna się od 199 zł netto miesięcznie dla firmy do 25 pracowników. Przy kilkudziesięciu stanowiskach i rotacji to mniej niż jedna godzina zewnętrznej konsultacji w miesiącu, a dokumenty są pod ręką w dniu kontroli. Szczegóły kosztów porównujemy we wpisie ile kosztuje dokumentacja BHP w firmie.
Badania lekarskie to osobny wątek
Inspektor sprawdza też, czy każdy pracownik ma ważne orzeczenie lekarskie. Terminy badań okresowych pilnuje się osobno od BHP, a przy większej załodze pomaga w tym skierowania na badania medycyny pracy z pilnowaniem terminów. Dokumenty stanowiskowe zostają w Instruktaze.
Co zrobić w dniu zapowiedzi kontroli
Wydrukuj rejestr szkoleń z datami, karty oceny ryzyka dla wszystkich stanowisk i karty szkolenia wstępnego nowych pracowników z ostatnich lat. Sprawdź, czy daty nie wypadają po terminie, a nazwy stanowisk zgadzają się z umowami. Braki uzupełnij tego samego dnia i zapisz datę uzupełnienia, zamiast cofać daty wstecz. Dopasowane do stanowisk karty znajdziesz na stronach oceny ryzyka zawodowego i karty szkolenia wstępnego.
Przygotuj dokumenty dla stanowiska
Wpisz stanowisko i sprawdź, jak wygląda komplet dokumentów instruktażu.
Generuj instruktaż