Program do BHP czy Excel i Word, który wariant tańszy dla firmy

Program do BHP opłaca się zwykle od około 20 pracowników albo od chwili, gdy dokumenty stanowiskowe piszesz częściej niż raz w miesiącu. Poniżej policzone jest, ile kosztuje praca w Wordzie i Excelu, a ile abonament.

Ile naprawdę zajmuje dokumentacja w Wordzie

Komplet dokumentów do jednego nowego stanowiska to program instruktażu stanowiskowego, instrukcja BHP, karta oceny ryzyka zawodowego, test sprawdzający i karta szkolenia wstępnego. Ktoś, kto robi to z wzoru, poświęca na jedno stanowisko od jednego do kilku godzin, bo wzór trzeba dopasować do maszyn, warunków pracy i zagrożeń, a potem sprawdzić spójność między czterema plikami.

Zewnętrzni specjaliści BHP biorą za ocenę ryzyka jednego stanowiska zwykle od kilkuset złotych wzwyż, zależnie od regionu i złożoności stanowiska. Jeśli robisz to we własnym zakresie, płacisz własnym czasem. Godzina kadrowej albo właściciela też ma cenę, tylko nie pojawia się na fakturze.

Gdzie Excel przestaje wystarczać

Rejestr szkoleń w arkuszu działa dobrze przy małej, stabilnej załodze. Problemy zaczynają się w trzech miejscach.

Pierwsze to terminy. Arkusz nie przypomni o szkoleniu okresowym, jeśli nikt go nie otworzy, a kolumnę z formułą ktoś w końcu nadpisze ręcznie. Drugie to rotacja. Przy kilku przyjęciach i odejściach w miesiącu dane rozjeżdżają się między kadrami, BHP i kierownikami zmian. Trzecie to dowód. Po wypadku albo przy kontroli trzeba szybko pokazać kartę konkretnej osoby z podpisami, a nie szukać jej w segregatorze i trzech wersjach pliku.

• brak automatycznych przypomnień o terminach
• kilka wersji tego samego pliku u różnych osób
• ręczne przepisywanie danych pracownika do każdego dokumentu
• trudność z wykazaniem aktualności szkoleń całej załogi

Co daje program zamiast arkusza

Program do dokumentacji BHP łączy trzy rzeczy, które w Wordzie i Excelu są osobne. Generuje dokumenty z nazwy stanowiska, maszyn i warunków pracy, trzyma rejestr pracowników z datami szkoleń i pilnuje terminów. W Instruktaze z nazwy stanowiska powstaje komplet dokumentów do sprawdzenia i podpisu, a rejestr szkoleń z przypomnieniami opisaliśmy na stronie rejestr szkoleń BHP w programie.

Ważne zastrzeżenie. Program przygotowuje szkic, a odpowiedzialność za treść ponosi pracodawca. Ocenę ryzyka trzeba sprawdzić na prawdziwym stanowisku, a instruktaż stanowiskowy nadal prowadzi osoba kierująca pracownikami. Zyskujesz czas na redagowanie, nie zwolnienie z obowiązku.

Prosty rachunek opłacalności

Weź firmę ze 60 pracownikami na ośmiu stanowiskach i rotacją kilku osób miesięcznie. Pierwsze przygotowanie dokumentów dla ośmiu stanowisk to kilkanaście, a często kilkadziesiąt godzin pracy. Do tego dochodzi stałe prowadzenie rejestru i przypominanie o terminach, czyli zwykle kilka godzin w miesiącu.

Plan Zakład w Instruktaze kosztuje 449 zł netto miesięcznie i obejmuje do 150 pracowników w rejestrze oraz 80 kompletów dokumentów w okresie rozliczeniowym. Przy płatności rocznej miesięczny koszt spada o połowę. Jeżeli wartość godziny pracy osoby, która dziś to robi, przekracza kilkadziesiąt złotych, abonament zwraca się już na samym pierwszym przygotowaniu dokumentów.

Dla firmy z kilkoma osobami i jednym stanowiskiem rachunek wygląda inaczej. Plan Firma za 199 zł netto ma sens wtedy, gdy właściciel sam pełni zadania służby BHP i nie chce spędzać wieczorów nad wzorami.

Kiedy zostać przy Wordzie i Excelu

Są sytuacje, w których program się nie opłaca. Jedno stanowisko, kilka osób, brak rotacji i dokumenty, które raz przygotował zewnętrzny specjalista, spokojnie utrzymasz w arkuszu. Nie ma też sensu płacić za system, jeśli nikt w firmie nie będzie z niego korzystał, bo najlepsze narzędzie bez osoby odpowiedzialnej nic nie pilnuje.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze programu

Zanim wykupisz abonament, sprawdź kilka rzeczy, które najczęściej decydują o tym, czy program rzeczywiście oszczędza czas.

• czy dokumenty powstają z danych stanowiska, a nie z jednego wzoru do przepisania
• czy każdy dokument można edytować przed wydrukiem
• czy rejestr przypomina o terminach okresowych
• czy można wyeksportować kartę do akt osobowych
• jaki jest limit pracowników i stanowisk w planie
• czy cena jest podana jasno, netto i z VAT

Dokumenty to jedno, grafik to drugie

Kadrowa w firmie z kilkoma zmianami poza dokumentami BHP układa jeszcze czas pracy. Jeśli pracujesz na zmianach, warto od razu sprawdzić, czy grafik pracy zgodny z Kodeksem pracy można przygotować w narzędziu, które pilnuje odpoczynków dobowych i tygodniowych, bo błędy w grafiku są równie kosztowne jak braki w szkoleniach.

Jak zacząć

Najprościej wziąć jedno najbardziej ryzykowne stanowisko i sprawdzić, jak wygląda komplet dokumentów z programu. Wpisz stanowisko i maszyny w generatorze na stronie głównej, porównaj wynik ze swoim obecnym wzorem i policz, ile czasu zajęłoby ci to samo ręcznie. Plany i limity znajdziesz w cenniku.

Zobacz także

• Rejestr szkoleń BHP w programie
• Dokumentacja BHP
• /cennik