Kto przeprowadza instruktaż stanowiskowy i kiedy zlecić go na zewnątrz

Instruktaż stanowiskowy przeprowadza pracodawca albo osoba przez niego wyznaczona: bezpośredni przełożony, kierownik lub pracownik służby BHP, który zna stanowisko. Zewnętrzna firma może przygotować dokumenty i poprowadzić szkolenie, ale odpowiedzialność za jego odbycie zostaje po stronie pracodawcy.

Kto może przeprowadzić instruktaż stanowiskowy

Przepisy mówią o szkoleniu wstępnym w dwóch częściach. Instruktaż ogólny prowadzi pracownik służby BHP albo osoba wykonująca jej zadania. Instruktaż stanowiskowy prowadzi osoba wyznaczona przez pracodawcę, która ma odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie na danym stanowisku, najczęściej bezpośredni przełożony. Liczy się wiedza o realnych zagrożeniach przy maszynie, w magazynie czy przy biurku, a nie tytuł.

Dlatego w małej firmie instruktaż prowadzi zwykle kierownik zmiany albo właściciel. W większej robi to brygadzista lub mistrz, a służba BHP pilnuje programu i dokumentacji.

Czy instruktaż może poprowadzić zewnętrzna firma BHP

Może przygotować program, dokumenty i część szkoleniową, ale instruktaż stanowiskowy ma sens tylko wtedy, gdy ktoś pokazuje pracownikowi jego własne stanowisko. Zewnętrzny specjalista, który nigdy nie widział twojej linii, poda ogólniki. Praktyczny podział wygląda tak: firma zewnętrzna pomaga z programem i kartami, a przełożony przechodzi z nowym pracownikiem po stanowisku i podpisuje kartę szkolenia.

Co musi zostać po instruktażu

Po instruktażu w aktach osobowych pracownika powinny znaleźć się dokumenty, które pokażesz na kontroli.

• karta szkolenia wstępnego z datą, zakresem i podpisami osoby przeprowadzającej oraz pracownika
• program instruktażu stanowiskowego dla danego stanowiska
• instrukcja stanowiskowa BHP, z którą pracownik się zapoznał
• aktualna karta oceny ryzyka zawodowego dla stanowiska
• potwierdzenie sprawdzenia wiedzy, jeśli stosujesz test

Rachunek kosztów, gdy firma ma rotację

Przy trzech nowych pracownikach rocznie wszystko da się zrobić ręcznie. Przy dwudziestu, jak w firmach sezonowych, budowlanych czy gastronomicznych, problem nie leży w samym instruktażu, tylko w dokumentach. Każdy nowy człowiek to program, instrukcja, test i karta, a po każdej zmianie stanowiska komplet trzeba poprawić. Jeśli godzina przygotowania kompletu kosztuje cię kilkadziesiąt złotych pracy kadrowej lub przełożonego, to dwadzieścia kompletów rocznie zjada kilkanaście godzin, których nie widać w żadnej fakturze.

Abonament 199 zł netto miesięcznie to 2388 zł rocznie przy płatności miesięcznej, a przy rocznej połowa tej kwoty miesięcznie. Zewnętrzna wycena kilku stanowisk z aktualizacjami zwykle wychodzi podobnie albo drożej, a po roku dokumenty i tak wymagają poprawek. Szersze porównanie znajdziesz we wpisie ile kosztuje dokumentacja BHP w firmie.

Kiedy zlecić na zewnątrz, a kiedy robić samemu

Zewnętrzna obsługa opłaca się częściej, niż się wydaje, ale nie zawsze. Sprawdź swoją sytuację.

• zlecaj na zewnątrz, gdy nikt w firmie nie ma kwalifikacji do oceny ryzyka na stanowiskach o podwyższonym ryzyku, na przykład prace na wysokości, przy maszynach, z substancjami niebezpiecznymi
• rób sam, gdy masz do kilkunastu stanowisk powtarzalnych i osobę, która potrafi je opisać
• połącz oba, gdy stanowisk jest dużo: dokumenty generujesz w programie, a eksperta bierzesz do weryfikacji tych najgroźniejszych
• wybierz program, gdy rotacja jest wysoka i dokumenty trzeba odnawiać co kilka tygodni

Jak wygląda instruktaż, gdy dokumenty są gotowe

Przełożony wyznacza pierwszy dzień, drukuje komplet wygenerowany dla stanowiska, przechodzi z pracownikiem przez program instruktażu, pokazuje stanowisko i maszyny, a na koniec pracownik rozwiązuje krótki test. Całość zajmuje od kilkudziesięciu minut do kilku godzin zależnie od stanowiska. Kartę podpisują obie strony i trafia do akt. W Instruktaze komplet dla stanowiska powstaje w kilka minut z jednej karty oceny ryzyka, więc przełożony zajmuje się samym instruktażem, a nie przepisywaniem papierów.

Teczka nowego pracownika to nie tylko BHP

Poza dokumentami BHP nowy pracownik wymaga całej teczki: umowy, badań, oświadczeń i szkoleń. Jeśli porządkujesz cały proces wdrożenia od nowa, teczka nowego pracownika i szkolenie wstępne online pomoże uporządkować pozostałe papiery, a tu zostają dokumenty stanowiskowe.

Najczęstsze błędy przy instruktażu stanowiskowym

Pierwszy to instruktaż bez wcześniejszej oceny ryzyka, więc program nie odpowiada zagrożeniom. Drugi to karta podpisana "hurtem" kilka dni po rozpoczęciu pracy. Trzeci to kopiowanie dokumentów ze stanowiska na stanowisko bez zmian, przez co w instrukcji pojawia się maszyna, której na hali nie ma. Czwarty to brak aktualizacji po zmianie sprzętu. Wszystkie cztery znikają, gdy dokumenty pochodzą z jednego źródła danych, a nie z kopiowanych plików.

Zobacz także

• Szkolenie wstępne BHP
• Ocena ryzyka zawodowego
• Karta szkolenia wstępnego BHP
• /cennik